2.1 Motivation für die Belegaufteilung

Die Motivation für diese Funktion besteht darin, einen transparenten und detaillierten Einblick in die unterschiedlichen Geschäftsaktivitäten (Bereiche) eines Unternehmens zu bekommen. Die Grundsätze der Darstellung von Finanzinformationen nach Geschäftssegmenten wird über den IFRS 8 geregelt. Dieses besagt, dass ein Reporting der Geschäftsfelder nach Produkten, Regionen oder anderen internen Bemessungen einzeln auszuweisen ist.

Für die Erstellung solcher Berichte wurden in der Vergangenheit häufig die Objekte »Geschäftsbereich« oder »Profit-Center« genutzt, sofern – und darin lag oftmals die Herausforderung – die beiden Objekte nicht anderweitigen Ansprüchen an die Berichterstattung genügen mussten.

Nicht alle Buchungen, z.B. Steuervorgänge, Forderungen und Verbindlichkeiten, können mit diesen Merkmalen angereichert werden. Für diese Fälle wurden in den Abschlussarbeiten in SAP R/3 mittels Nachbelastung Bilanz und Erfolgskonten bzw. mithilfe der Programme SAPF180 und SAPF181 eine Summenbuchung zur Herstellung von Saldo null der Geschäftsbereichs- und Profit-Center-Bilanzen durchgeführt. Detaillierte Informationen, die eine Belegaufteilung liefern kann, werden von gesetzlicher Seite nicht benötigt.

Der Ansatz aus interner Sicht, zum Zweck der Unternehmenssteuerung originär aufgeteilte Belege zur Verfügung zu stellen, gestaltet sich differenziert. Im Rahmen des Abschlussprozesses ist ein Zahlenwerk mit besonders guter Qualität ein deutlicher Mehrwert, insbesondere wenn eine Matrixkonsolidierung zum Einsatz kommt. Auch können Entwicklungen einzelner Segmente für Entscheidungen besser, d.h. jederzeit und detaillierter analysiert werden. Wird das Konzept für eine Belegaufteilung konsequent umgesetzt, ist zu bedenken, dass es weitreichenden Einfluss auf das operative Geschäft der Buchhaltung haben wird. Es bedingt, dass Buchungsvorgänge bereits unter Aspekten einer späteren Konsolidierung und des Reportings originär erfasst werden. Jede Buchung muss damit innerhalb eines Regelwerks aufteilbar sein. Ist das nicht möglich, darf es den Vorgang in dieser Form nicht geben.

Das Thema Segmentbilanzen und Belegaufteilung ist nicht ausschließlich für Konzerne interessant. Auch mittelständische Unternehmen sehen die Vorteile, die das neue Hauptbuch und die Belegaufteilung mit sich bringen.

Um das Ziel zu erreichen, dürfen operative Vorgänge jedoch nicht zu stark verändert oder gestört werden. Personenkonten werden beispielsweise nur einmal erfasst, und es existiert trotz Belegaufteilung weiterhin nur ein offener Posten für Forderungen und Verbindlichkeiten. Eine interne Aufteilung des originären Vorgangs hat damit keine Auswirkungen auf externe Geschäftspartner und ist im Umkehrschluss nur für das Berichtswesen der Hauptbuchhaltung relevant.